Auditorias: como otimizar utilizando aplicativos?

A execução de auditorias presenciais ou remotas utilizando aplicativos é uma tendência que se consolida a cada dia no ambiente operacional das empresas.


Com o avanço das aplicações acessadas por dispositivos móveis, muitas ferramentas no ambiente empresarial têm trilhado o mesmo caminho.

A possibilidade de acesso à qualquer hora e local, bem como a expansividade da computação em nuvem tem fascinado profissionais de todo o mundo com aplicativos e serviços cada vez mais específicos para cada área de atuação.

Não é incomum encontrar empresas que adaptaram todos os seus softwares de trabalho para o ambiente mobile, também podemos citar com muita facilidade, nomes de empresas que surgiram a partir de aplicações para smartphones, e que mantém neles o núcleo de seu modelo de negócios. Este é o caso das empresas de transporte por aplicativo, como também das empresas de delivery de comida por aplicativo, à elas somam-se a outras milhares de empresas, tanto novatas quanto tradicionais.

Principais desafios das auditorias

Algumas das áreas que mais necessitam de controles nas empresas, sem dúvida são área ligadas a algum tipo de auditoria.

Auditoria não é necessariamente aquele processo em que um órgão fiscalizador visita a empresa para verificar se há irregularidades. O conceito de auditoria abarca todo e qualquer item ou processo que vá passar por algum tipo de inspeção.

Há auditoria em processos produtivos para encontrar não conformidades, há auditoria em máquinas para verificar o correto estado de funcionamento e manutenção, há auditoria em finanças, para verificar os fundamentos econômicos da empresa, há auditoria legal, enfim, são muitos os tipos de auditorias no dia a dia das empresas.

Um fator comum à todos os tipos de auditoria é a existência de um padrão com o qual o resultado encontrado será comparado. Por exemplo: na auditoria de uma máquina, suas peças devem ser comparadas com peças semelhantes, porém num estado considerado “ideal”, o nível de discrepância entre o estado encontrado e o estado ideal será o resultado da auditoria. Caso a discrepância esteja num intervalo considerável tolerável, a máquina estará aprovada, caso não, será reprovada e o resultado será registrado no relatório.

Contudo, as atividades na prática não são tão simples quanto na teoria. Pois há uma infinidade de resultados possíveis, que podem variar não só de acordo com o objeto ou processo avaliado, mas também com fatores externos, como por exemplo o “olhar”, do auditor.

Um dos principais desafios das auditorias é manter um padrão neutro de avaliação, outro desafio é consolidar toda a avaliação num relatório rápido e acessível. A justificativa da avaliação também é fundamental para um bom entendimento do relatório.

Como Funciona uma auditoria por aplicativo?

Uma auditoria realizada por aplicativo possui um processo bastante parecido com o tradicional, contudo o smartphone ou tablet do auditor serão as principais ferramentas de documentação da avaliação.

Os padrões de avaliação já ficam carregados no aplicativo, bem como as perguntas a serem respondidas pelo auditor. Como exemplo, suponhamos que estivesse sendo realizada uma auditoria de um processo industrial, poderia haver uma pergunta do tipo: “a reação química XYZ está ocorrendo em menos de 30 segundos?”

Neste caso, o auditor observaria a reação e marcaria a resposta como sim ou não. Ele também deveria coletar uma evidência para provar que o que está sendo observado é a realidade.

Um aplicativo permite que as evidências sejam coletadas em tempo real e embase corretamente as respostas dos auditores. As evidências podem ser fotos, vídeos, áudios, documentos, dados binários, etc.

Ao fim da auditoria, o próprio sistema já faz toda a contabilização dos resultados e gera um relatório numericamente embasado, tornando a avaliação mais impessoal e exata.

Inserção dos requisitos

O profissional que realiza o planejamento da auditoria irá criar o fluxo de requisitos. Assim, numa nova auditoria ele irá definir todos os requisitos a serem avaliados, definir as perguntas para cada requisito, além de quantificar a nota a ser dada para cada uma das possíveis respostas. Também haverá a instrução de avaliação em cada um dos requisitos.

Uma vez que o padrão de auditoria foi programado, essa programação pode ser usada pelos auditores de campo para realizar a coleta de dados e avaliação dos objetos de auditoria.

As evidências serão anexadas ao relatório, o qual será disponibilizado à todos os envolvidos para que o processo de documentação esteja completo.

A vantagem de realizar a inserção eletrônica dos requisitos, é a possibilidade de criar auditorias e enviar os dados para todos os auditores de uma só vez, além de reduzir o tempo de treinamento e especificação manual dos requisitos.

Redução de custos

Um sistema de auditoria por aplicativo faz um trabalho excepcional na redução dos custos dessa atividade, uma vez que ele realiza toda a documentação de forma automática, reduzindo o tempo do processo, além de permitir avaliação em tempo real, muitas vezes dispensando a necessidade de uma segunda conferência.

Outro ponto importante é que os objetos da auditoria muitas vezes podem ser avaliados pelos próprios profissionais que os operam, permitindo que um auditor através das evidências, verifique remotamente a consistência do resultado. Tal possibilidade pode reduzir drasticamente o custo com mão-de-obra especializada e deslocamento.

Vale a pena desenvolver o próprio aplicativo?

Algumas empresas têm verificado a possibilidade de desenvolver seu próprio aplicativo de auditorias. Quanto à possibilidade, sim ela existe, uma vez que a empresa pode simplesmente contratar um profissional de programação e encomendar o sistema.

Contudo, em geral, os custos de se desenvolver uma ferramenta individual são maiores do que aqueles encontrados no mercado, pois uma empresa especializada irá “errar” menos na construção do sistema, além de diluir seus custos entre todos os seus clientes.

Porém a questão mais importante a ser considerada, é a melhoria contínua do sistema, uma vez, que um aplicativo testado e usado por milhares de auditores certamente passará por testes de stress muito maiores do que aquele usado apenas por uma empresa, permitindo que ele seja melhorado e otimizado para a obtenção de resultados cada vez mais precisos.

O sistema da GO Gestão Online já vem completo para a inserção dos requisitos da empresa. Ele já foi usado e testado por muitos profissionais, além da vantagem de ser totalmente personalizável para o contexto da empresa.

Para você entender melhor como funciona o software da GO você pode acessar o artigo “Como a plataforma GO pode melhorar meu negócio?” ou ligar no telefone (31) 3222-4455 e falar com um dos nossos profissionais.

Conclusão

A execução de auditorias por aplicativo, sem dúvidas é uma tendência que se consolidará como prática do mercado, estar atualizada a este novo cenário, pode ser um diferencial a empresa tanto no quesito custo, quando no quesito qualidade das auditorias realizadas