Descubra os ganhos da padronização dos processos

Redução das falhas de operação, otimização dos processos, aumento da produtividade; essas são algumas das vantagens da padronização de processos. Conheça outros pontos positivos que a aplicação desse conceito pode proporcionar ao seu negócio


Você já imaginou o que seria de uma grande empresa sem a padronização de processos? Centenas de colaboradores operando da forma como bem entendem? Cada produto sendo entregue de forma diferente, sem a identidade da marca? A cena confusa que vem a sua mente não é um cenário hipotético apenas de grandes corporações, mas também de microempresas.

Uma padaria sem padronização de processos também é um negócio insustentável a longo prazo. Imagine cada dia um pão com sabor diferente? O cliente que não pode levar para casa o mesmo bolo comprado no dia anterior, porque não há normas quanto a produção dos alimentos.

Embora a padronização de processos traga regularidade tanto de qualidade quanto de produção de serviços e produtos, ela extrapola o conceito engessado que muitas pessoas têm em mente de processos rígidos e inflexíveis. A padronização de processo está muito mais relacionada a redução da variação de uma atividade, não obstante, sem perder a flexibilidade.

Para compreender melhor o termo, vejamos abaixo algumas explicações relevantes do conceito no âmbito empresarial.

O que é padronização de processos?

Uma das explicações para a padronização de processos é a produção das atividades sem perdas. É submeter uma etapa ou uma atividade a um método proposto pela organização. A intenção da padronização é normatizar, ou seja criar normas, regras para determinada ação com o intuito de ampliar a capacidade de produção e lucratividade do empreendimento.

A padronização permite que o produto ou serviço tenha determinado padrão, com o menor grau de variação possível, atendendo as necessidades e expectativas dos clientes. Como informamos acima, a ideia é que o consumidor não tem surpresas ao adquirir o mesmo produto. Portanto, o processo é subjugado a um método que o torna padronizado.

A padronização de processos não se aplica somente a um produto ou serviços, mas também a situações de riscos operacionais, de segurança e meio ambiente dentro da empresa. Nesse sentido, cria-se padrões para proteção e segurança do colaborador e da empresa.

O objetivo do processo consiste em reduzir ao máximo possível desperdícios, falhas nas operações e elevar a equipe ao máximo possível de eficiência e produtividade.

Ganhos da padronização de processos

Já deu para perceber que a padronização dos processos é essencial para toda e qualquer empresa. Uma vez que ela proporciona uma série de vantagens para diversos âmbitos da organização, vejamos abaixo algumas delas.

Otimização da execução das atividades

Como a equipe é previamente treinada com as diretrizes de execução correta para cada uma das etapas da produção de trabalho, as atividades são realizadas com mais fluidez e menos erros de execução. Os colaboradores são treinados e portanto desenvolvem as habilidades necessárias para o processo transcorrer com o menor número de desvios possíveis.

A padronização de processo auxilia também os novos integrantes da empresa, tendo em vista que eles já contam com um padrão preestabelecido e recebem o treinamento específico da sua área de atuação.

Outro ponto positivo da padronização é que ela reduz os riscos de acidente, já que os trabalhadores são treinados e capacitados com os procedimentos corretos que devem seguir para trabalharem com segurança e evitar possíveis riscos e perigos a sua saúde.

Redução de falhas na operação

Operar no padrão estabelecido evita-se desvios das atividades e proporciona a execução das tarefas que foram atestadas e, por isso já possuem elevado nível de qualidade. A padronização traz uniformidade e gera certa rotina na realização das atividades, assegurando ainda mais eficiência.

Não ter um procedimento a ser seguido permite que determinadas tarefas se percam no meio da operação ou deixem de ser realizadas do modo mais adequado ao resultado positivo.

Otimização nos procedimentos internos

Um dos resultados da redução das falhas é justamente a otimização nos procedimentos internos. Quanto menos erros, mais qualidade a empresa opera. É necessário que a padronização seja integrada à todos as áreas da empresa. Nesse viés, gera-se uma série de vantagens como:

Aumento da produtividade

Uma vez que os procedimentos foram testados e aprovados, entende-se que a equipe atua sob os regulamentos que proporcionam alto nível de excelência e rapidez aos processos, evitando- tarefas repetitivas ou desnecessárias ao bom andamento da empresa.

Evita-se também perda de tempo com esclarecimento de dúvidas sobre a operação, aumentando portanto a produtividade da empresa.

Redução de gastos

Com a padronização, é mais perceptível identificar onde tem ocorrido desperdícios de recursos. Vale lembrar que com o aumento da produtividade dos colaboradores, reduz o tempo gastos na atividade, portanto diminui os gastos com horas trabalhadas.

Agilidade na resolução e na identificação de problemas e erros

Como existe uma sistematização das atividades, os erros e falhas nos processos podem ser facilmente identificados e resolvidos.

Melhoria na qualidade do produto e dos serviços

Um dos resultados mais interessantes da padronização de processos é que ela traz o aprimoramento constante do produto e dos serviços. Com a redução de erros durante a produção, a sugestão de melhorias nos processos, e o estabelecimento de um padrão de qualidade a ser seguido pela padronização (itens citados acima neste artigo), a consequência um produto ou serviço cada vez melhor e com mais qualidade.

Uma empresa com melhoria constante em sua operação e nos produtos, acaba alcançando um resultado eminente: a fidelização dos clientes. Uma marca que está em constante aprimoramento demonstra maturidade e capacidade de acompanhar as mudanças do mercado. Além de destacar frente à concorrência

Como padronizar os processos do meu negócio?

Depois de ter observado as vantagens da padronização, fica a dúvida: como começo esse trabalho? O que devo fazer para alcançar os benefícios da padronização de processos?

Existem hoje no mercado alguns softwares que além de trazer modernidade às empresas, proporcionam a padronização de processos. São ferramentas criadas para auxiliar às organizações a estabelecerem padrões e a sistematizarem os processos de maneira simples e automática.

A GO, Gestão Online, é um exemplo de plataforma que automatiza processos, promove a comunicação com os clientes, proporciona um ambiente de armazenado de informações e conteúdos relacionados aos serviços prestados.

A GO é utilizada tanto por grandes empresas quando por pequenos empreendimentos que se procuram tornar os processos mais ágeis e evitar gastos desnecessários com deslocamentos de consultores.

Para entender melhor as vantagens da GO, clique aqui ou ligue no 31 3222-4455.

As normas da ISO reconhecidas internacionalmente, também trazem em seus requisitos várias orientações de padronização de processos para diferentes áreas da empresa, como: gestão de qualidade, segurança e saúde do colaborador, segurança dos alimentos, entre outras.