Planos de ação: como uma plataforma pode ajudar nas tarefas do dia a dia

A utilização de softwares para elaboração e gestão de planos de ação, pode elevar muito a produtividade do trabalho e o valor gerado pelas tarefas do dia a dia

Um novo projeto sempre é motivo de grande expectativa para equipe de trabalho envolvida. A animação de um novo ciclo e o desejo de ver o resultado do trabalho ajudam os gestores a darem o pontapé inicial. Contudo, muitas vezes o início empolgado se transforma numa desorganização geral e os projetos acabam perdendo foco.

Para ajudar a corrigir este tipo de problema, existem os planos de ação, estes são ferramentas utilíssimas para a organização geral e gestão das rotinas do dia a dia. Com os planos de ação, é possível definir para cada integrante o que será feito, bem como quando e como as tarefas serão executadas.

Os plano de ação podem funcionar como uma lista de tarefas e ao mesmo tempo um check-list de tudo que deverá ser feito no decorrer do projeto.

O problema da falta de organização

A elevação da competitividade nos mercados tem levado as empresas à inovações em seus processos produtivos, obrigando-as a adotar estratégias que geram mais valor e otimizam o rendimento do trabalho das equipes.

A falta de organização na execução das tarefas em geral ocasiona retrabalho ou trabalhos incompatíveis com o resultado desejado pela empresa.

Cada vez mais, os empreendimentos segmentam as rotinas do dia a dia em projetos individuais e coletivos para elevar o rendimento dos times, assim atividades rotineiras passam a se tornar ações de um projeto que tem por finalidade o alcance de um determinado objetivo.

Transmissão do conhecimento

Num contexto de utilização cada vez maior de planos de ação, algo a ser considerado é a necessidade de se transmitir o conhecimento dos centros para as pontas do processo e vice-versa.

Caso o processo de confecção do plano seja bem definido, é mais provável que as partes atingidas entendam bem o que deverá ser feito e o que foi pedido a cada indivíduo. Contudo, caso não haja uma metodologia de elaboração clara dos plano de ação, é provável que haja duplicidade de interpretação, prejudicando a operação do projeto.

Planos mal interpretados podem não ser um grande problema quando as equipes são pequenas e todos estão próximos o líder da equipe. Contudo, havendo grandes equipes e dispersão de pessoal, um simples erro de interpretação pode gerar um grande problema na execução do projeto.

Por isso, a metodologia de elaboração do plano deve ser clara e também deve-se ter certeza de que todos receberam de maneira adequada o conhecimento transmitido através do processo.

Gerenciamento de grandes projetos

Projetos pequenos envolvendo poucos profissionais em geral são mais simples de serem executados, uma vez que o próprio grupo atua na elaboração das metas e dos planos de ação para alcançá-las. Em geral, as pessoas integrantes deste tipo de projetos possuem um grau de especialização relativamente alto na atividade que está sendo discutida.

Como por exemplo um grupo de pedreiros elaborando um plano para a execução das tarefas semanais de uma obra. Os pedreiros sabem bem o que fazer e como fazer, facilitando a ordenação das tarefas.

Contudo, quando se trata de grandes projetos, as coisas ficam um pouco mais complexas porque mesmo que haja um alto grau de especialização por parte dos integrantes da equipe, a falta de comunicação imediata entre eles pode fazer com que o conhecimento não seja distribuído de maneira uniforme.

Assim, como no exemplo anterior, se o plano de ação for elaborado para uma grande obra de infraestrutura, com milhares de pedreiros trabalhando simultaneamente, este plano será elaborado por um gerente de engenharia que não tem contato imediato com todas as pessoas envolvidas.

Neste sentido a definição das tarefas e a sincronia entre elas devem ser perfeitas, de maneira que cada um fazendo apenas a sua parte, sem perceber, esteja formando o projeto como um todo, permitindo que as ações posteriores possam ser executadas.

Nos casos de projetos grande, as tarefas do dia a dia devem ser padronizada, de modo que o plano de ação possa ser entendido de imediato pelo leitor na ponta da operação.

Utilizando software específicos

Como quase tudo no mundo atual, a gestão de rotinas e de planos de ação também já é realizada via software. Os sistemas permitem um alto grau de especificação das tarefas e também de padronização das etapas.

Através de um software de gestão como a plataforma GO Gestão Online, o corpo técnico e alta direção de operações podem elaborar todas as tarefas de um determinado projeto e especificar o passo a passo de como executá-las, através de procedimentos em texto, áudio, imagem e vídeo.

Assim, quando um plano de ação for elaborado na operação, ele carregará automaticamente as ações pré-definidas e exigirá dos operadores as evidências de atendimento a cada requisito especificado na respectiva ação.

Isso permite um alto grau de controle e de padronização do processo, não só no nível tático, mas também no nível operacional.

Feedback em tempo real

Uma das maiores vantagens em se utilizar um software como o da GO Gestão Online para gerir projetos e elaborar plano de ação, é a possibilidade de feedback em tempo real, independente de localização geográfica.

O sistema fornece a ação a ser executada, bem como métodos, prazos e responsáveis. Ao longo da execução, os gerentes vão sendo informados automaticamente sobre as tarefas em dia, atrasadas ou com alguma observação.

Há também a disponibilização de evidências de atendimento, que podem ser realizadas com foto, texto, imagem, áudio e vídeo, assim o gestor, onde que esteja pode acessar o projeto em tempo real e dar seu feedback para cada ação.

O sistema também gera relatórios que informam a situação de cada um dos requisitos listados.

Conclusão

A boa gestão de tarefas do dia a dia pode é um dos fatores determinantes para o sucesso de um projeto. Para tal, planos de ação bem elaborados serão necessários.

As soluções de software vem para facilitar a geração e execução das tarefas dos planos, bem como para elevar a produtividade do trabalho das equipes.

Para um solução completa em software de gestão online, os clientes podem sempre contar com a Plataforma GO.