15 perguntas e respostas imperdíveis sobre ferramentas de gestão

Uma boa ferramenta de gestão pode multiplicar a produtividade dos projetos nas organizações. É interessante saber quais características são indispensáveis para um software deste tipo

Com a necessidade se se produzir cada vez mais em cada vez menos tempo, as ferramentas de gestão tem sido uma aposta das empresas para elevar sua capacidade de gerar valor gerado pelas suas operações.

Com o avanço das ferramentas, surgem muitas dúvidas sobre qual será a melhor para a empresa e o que um software deste tipo não pode deixar de ter de maneira alguma. Este texto foi feito para tentar ajudar aqueles que ainda possuem dúvidas a respeito das ferramentas de gestão.

1 – O que é uma ferramenta de gestão?

É um software que serve para organizar, tratar e gerenciar processos ou projetos. Pode ser desde uma simples planilha até um módulo de um robusto ERP. A definição mais simples de uma ferramenta de gestão é a de um software que possui o objetivo de organizar e auxiliar na administração dos fluxos de uma operação.

2 – Como são tratados os processos?

Uma plataforma de gestão de qualidade é necessariamente orientada aos processos, ou seja, o fluxo das ações dos usuários ocorre em função de um processo preestabelecido. O ideal é que a ferramenta seja flexível para que o processo mestre seja editável de acordo com a realidade de cada empresa.

Por exemplo, se uma empresa gerar um projeto chamado “reformar galpão”, ele deverá ser elaborado na forma de um processo com suas etapas, bem definidas, às quais serão adicionadas as tarefas respectivas à cada fase, essas por sua vez ganharão datas e responsáveis.

3 – Como ela pode ajudar na organização operacional?

A organização é uma das questões chave de uma ferramenta de gestão. A função da ferramenta aqui é fazer com que tudo fique no lugar, cada usuário execute suas tarefas, os indicadores sejam devidamente preenchidos, os documentos estejam armazenados e padronizados e que nada passe batido por distração humana.

4 – É possível fazer auditorias nos processos e produtos?

Uma boa ferramenta de gestão digital deve permitir que, além do acompanhamento dos processos durante sua execução, estes possam ser auditados quando necessário para confirmar sua conformidade.

As auditorias são baseadas nos processos já cadastrados no sistema. Vejamos um exemplo:

Uma empresa que criou o processo de “reformar galpão”, como foi citado na pergunta dois. Uma vez finalizado o processo de reforma, as ações ainda estão todas cadastradas no sistema, então um auditor da empresa pode usar estes dados para fazer uma varredura e verificar se todos os passos foram devidamente seguidos. Assim, cada ação de auditoria estará cadastrada e terá opções para abertura de não-conformidades, comentários e anexação de evidências (textos, áudios, documentos, imagens, vídeos e etc.).

Desta forma, as auditorias seguirão um único padrão e poderão ser aplicadas por qualquer um na empresa que seja designado para isso, assim o “olhar do auditor”, pouco influenciará no resultado da auditoria, pois o resultado sairá automaticamente após o preenchimento de todos os itens e o gestor receberá o relatório automaticamente aonde quer que esteja.

5 – Como é tratada a gestão de documentos?

Outro ponto importante a ser considerado na hora de se contratar uma plataforma de gestão é a questão dos documentos.

Uma boa plataforma, deverá ter níveis de proteção aos arquivos, permitindo que apenas os usuários com permissão possam acessar cada nível de documentação. O ideal é que cada documento possa ter suas permissões editáveis para que o gestor possa selecionar quais usuários, ou grupos de usuários podem acessá-lo, editá-lo e etc.

6 – A ferramenta ajuda na padronização?

Sim, a resposta é simples, um processo bem definido no sistema será executado de maneira uniforme em todas as áreas participantes do projeto, pois as respostas a serem entregues também são padronizadas. De certa forma o sistema “força” todos os usuários a trabalharem de maneira minimamente semelhante.

7 – Como a ferramenta pode ajudar a aumentar o controle?

Uma vez definido o processo ser trabalhado e o plano de ação a ser executado, os gestores recebem toda informação em tempo real sobre o que está sendo feito, se os prazos de cada ação estão sendo cumpridos, se há usuários com tarefas atrasadas e etc. sendo assim, a informação de status não depende mais da atualização dos usuários, ela é simplesmente gerada pelo sistema de maneira automática.

8 – Como são controlados os indicadores?

Os indicadores a serem acompanhados, em uma plataforma de gestão são atualizados automaticamente e disponibilizados para os responsáveis, conforme o projeto vai caminhando.

9 – Uma ferramenta pode dar mais confiabilidade ao processo?

Sim, processos controlados por sistemas são muito mais confiáveis, uma vez que a alta padronização e concentração de informações evita a perda de foco.

10 – E a questão da segurança?

Uma pergunta que é sempre feita pelos gestores antes de começarem a utilizar uma ferramenta de gestão é em relação à segurança.

Uma boa plataforma deve ser hospedada em um servidor de qualidade e protegida por protocolos de segurança avançados, ademais, é importante que haja backup diário para que, em casos extremos, o trabalho realizado pelo menos até o dia anterior esteja todo a salvo.

11 – Como funciona o Feedback?

Uma plataforma de gestão deve proporcionar feedback automático para os gestores, assim, cada ação executada é imediatamente reportada e atualizada nos indicadores. Relatórios automáticos também são importantes para reuniões de acompanhamento dos projetos.

12 – A plataforma pode ajudar projetos de consultoria?

Sim, a plataforma de gestão é ideal para que empresas de consultoria possam prestar serviços online e também para que empresas em geral possam prestar consultoria online interna para seus funcionários, assim, processos e treinamentos inteiros podem ser traduzidos para o ambiente virtual, aumentando a velocidade de transmissão do conhecimento dentro das organizações.

13 – E o desafio da Mobilidade?

Um bom software de gestão, necessariamente precisa estar adaptado para o ambiente mobile, uma vez que hoje grande parte do acesso ocorre via dispositivos móveis. Principalmente em relação às auditorias, pois o ideal é que o auditor possa inserir as informações no sistema em tempo real, enquanto avalia o processo, neste caso, um aplicativo de auditorias para smartphone ou tablet é imprescindível.

14 – Como medir o ganho o Ganho de produtividade?

Existem infinitas maneiras de se medir o ganho em produtividade, mas uma maneira bem interessante é comparar a quantidade de horas gastas na execução do projeto na ferramenta com a quantidade gasta num projeto tradicional. O sistema deve informar a quantidade gasta em cada atividade por cada usuário, assim o total de horas gastas pela equipe será automaticamente informado pelo sistema.

15 – O mais importante, ela reduz custos?

A adoção de uma ferramenta de gestão online certamente reduzirá os custos de gestão de processos e projetos, uma vez que reduzirá o tempo gasto nas atividades, além de dispensar enormes gastos com viagens, hospedagem, etc.

Outro ponto, é que cada usuário pode fazer suas atividades nos horários mais adequados para si, o que é impossível num projeto tradicional, havendo assim um aproveitamento bem maior das horas de trabalho de cada usuário.

A GO Gestão Online possui todas as atribuições citadas nas perguntas deste texto, estamos prontos para elevar a produtividade de qualquer tipo de projeto. Para entender melhor como funciona a ferramenta, entre em contato pelo telefone (31) 3222-4455 e converse com um dos nossos consultores.