5 segredos para aperfeiçoar a gestão do conhecimento nas empresas

Como está a questão das informações na sua empresa? Os dados são acessíveis a todos os colaboradores ou há uma série de dúvidas que precisam ser sanadas frequentemente?

Sabe aquele funcionário que é peça chave na organização? Sem ele os processos não andam bem, a equipe fica confusa e sua ausência é sentida por todos do setor? Não estamos nos referindo a líderes e gestores ou a pessoas bem engajadas, mas a colaboradores que detém o conhecimento e por isso a empresa só funciona bem quando ele está presente.

Essa situação, embora incômoda, é realidade no universo de muitas empresas que não promove de forma efetiva a gestão do conhecimento. Quando a informação é exclusiva para um único funcionário, a empresa se torna refém do colaborador e, por isso enfrenta sérias dificuldades, inclusive na questão da longevidade do negócio.

Segundo pesquisa publicada pela revista Information Strategy Online, ligada à renomada The Economist, 89% dos entrevistados acredita que o conhecimento é a chave para o poder nos negócios. A revista informa ainda que as empresas que se voltam para a Gestão do conhecimento necessitam de uma abordagem que veja a organização como uma comunidade humana, onde o conhecimento coletivo representa um diferencial competitivo frente à concorrência.

Mas do que se trata a gestão do conhecimento? Por que ela é essencial para as empresas? Como a gestão do conhecimento impede que alguns colaboradores sejam detentores da informação e do conteúdo relevante das empresas.

O que é gestão do conhecimento?

Embora o conceito seja atual, a gestão do conhecimento é uma prática utilizada pelas empresas há muitos e muitos anos. Ela consiste basicamente em maneiras de organizar, gerenciar o conhecimento e as informações cruciais para o bom funcionamento da empresa, tanto no que tange os colaboradores quanto aos clientes.

A gestão do conhecimento é a união da memória coletiva da organização de forma holística. Para uma gestão eficiente, é necessário que as informações sejam catalogadas, estruturadas e distribuídas sem burocracia ou dificuldade de acesso para os envolvidos e participantes da empresa.  É fundamental que o conhecimento seja acessível e claro.

Dada a explicação do conceito, fica claro que todas as empresas de alguma maneira trabalham com a gestão do conhecimento. Mas a questão é, essa gestão tem sido bem realizada? O conhecimento é acessível a todos? Há uma sequência muito grande de dúvidas e questionamentos sobre os mesmos serviços?

Para melhorar a gestão da informação da sua empresa, conheça algumas dicas que podem ser úteis no dia a dia do seu negócio, tornando-o cada vez mais produtivo e eficiente.

1- Promova ambientes de discussão e comunicação

Sabe aquela pergunta que é repetida mais vezes do que você gostaria de ouvir? Ou a àquela dúvida que sempre surge quando um novo colaborador é incluído à equipe? Algumas informações relevantes podem ser facilmente repassadas em canais de discussão dentro da empresa.

Não precisa gastar tempo e esforço de um funcionário para resolver novamente um problema que surge com frequência e já existe uma solução para ele. Os grupos de discussão podem auxiliar na transmissão de informações úteis à empresa e ao armazenamento de conteúdo prático ao dia a dia do colaborador.

Além da construção de novas ideias e práticas sustentáveis para o negócio. Troca de informações é sempre relevante para uma empresa saudável e com bom índice de crescimento

2- Armazenamento de informações online

Não fazer uso da internet para aperfeiçoar o negócio de alguma maneira é um comportamento um tanto retrógrado. Com um espaço ilimitado de armazenamento, a internet possibilita que as informações sejam de fácil acesso para qualquer colaborador que precise de auxílio ou esclarecimento de dúvida sobre a empresa.

Existem softwares de gestão que criam um ambiente personalizado onde o conteúdo pode ser organizado, sistematizado e atualizado quando necessário. A GO, Gestão Online, é um exemplo de ferramenta que permite que as empresas armazenem o máximo possível de informações concernentes aos serviços.

Neste modo o colaborador pode se informar a qualquer hora, sem precisar de terceiros para pedir auxílio e sem interromper a rotina de trabalho da equipe. É um modo também de não perder ou cair no esquecimento nenhum dado, valor ou informação relevante para a empresa.

3 – Estímulo a trocas de informação e disponibilização de conteúdo

Toda empresa sempre tem aquele colaborador que é curioso ou apresenta um talento de destaque na equipe. Informações novas ou conhecimentos que irão agregar à empresa precisam ser repassados e compartilhados. Portanto para aproveitar o conhecimento dessas pessoas é necessário criar ambientes ou formas que estimulem a troca de conhecimento.

Não apenas repassar as informações em quadros, e-mails ou grupos de discussões, mas promover formas que essas novas estratégias ou informações relevantes se tornem parte da cultura organizacional.

São informações que precisam ser transformadas em conhecimento coletivo. Essa é uma excelente estratégia para a empresa não ficar estagnada, mas crescer com os próprios colaboradores, tornando-os parte essencial da empresa.

Agregar conhecimento, melhora a competitividade da empresa no mercado e atenta as mudanças e inovações. Trocas de experiências e informações auxiliam diretamente na gestão do conhecimento e impede que determinado processo fique subjugado a uma pessoa e não a empresa.

4 – Facilite o acesso ao conhecimento

Não adianta ter as informações armazenadas ou catalogadas, se elas são difíceis de ser acessadas ou apresentam uma linguagem muito complexa. Não é difícil encontrar empresas com uma sala repleta de documentos enfileirados ou várias apostilas guardadas contendo documentos, protocolos e normas da organização. Qual colaborador irá se aventurar nesse ambiente à procura de informação?

O acesso ao conhecimento precisa ser rápido, prático e o mais simples possível. Procure tornar as informações inteligíveis, ilustrativas e armazenadas em locais ou espaços que o funcionário possa pesquisar livremente. Como apontado acima, não basta apenas dispor esse conteúdo na internet, mas é preciso organizá-lo.

A GO possui espaços criados pensando justamente nesta questão. A ferramenta é simples e intuitiva, torando as informações a mais organizada possível. Além disso, a GO conta com chats onde os funcionários poderão se comunicar entre si e também com os clientes, facilitando o diálogo entre as partes.

5 – Implemente normas de gestão

A Organização Internacional ISO propõe uma série de normas para distintas áreas da empresa, entre elas o sistema de gestão de qualidade. A ISO 9001 é reconhecida internacionalmente pelo padrão de qualidade que ela proporciona às empresas certificadas e já foi implementada por mais de um milhão de empresas.

Um dos requisitos da norma é justamente a sistematização das informações referentes ao funcionamento da empresa. Portanto se você deseja melhorar a gestão do conhecimento do seu negócio, a certificação é outra ótima ferramenta para alcançar esse objetivo.