Aplicativos aceleram processos de auditoria

Os aplicativos estão dominando o cenário produtivo nas empresas, nas áreas de auditorias não têm sido diferente. É preciso se atualizar para não ficar para trás em um mercado cada vez mais competitivo.

Introdução

Com o aumento da competição nos mercados, as empresas tem adotado sistemas de gestão cada vez mais robustos para conseguir atender à sua cadeia de valor. Isso leva à uma pressão por resultados cada vez maior em todos os níveis da operação.

Uma das práticas usadas para atestar a qualidade dos processos e dos materiais é a execução de auditorias. As auditorias podem ser de produtos, serviços ou processos. A tecnologia tem ajudado a elevar cada vez mais a confiabilidade dos resultados das auditorias internas e externas.

Externamente usa-se a auditoria para diversos fins, desde a emissão de certificados, normas ISO, fiscalização estatal e atestados de capacidade técnica. Internamente, as auditorias verificam a conformidade dos itens considerados críticos para cada nível da operação da organização, desde o mais básico até a alta direção.

O que são as auditorias operacionais?

As auditorias operacionais são procedimentos com etapas padronizadas que servem para a verificação de itens críticos. Um exemplo seria uma auditoria de um caminhão em uma empresa de transportes, após a verificação de item a item, o veículo poderia ser aprovado ou reprovado para a utilização.

Outro exemplo seria a auditoria de um processo de montagem de um produto, após a avaliação, poderia ser constatado se as etapas estão ou não corretas.

As auditorias operacionais são em si, toda verificação de atividade ou material em uma organização interna ou externamente. Seria como se fosse uma prova, e o auditor seria o aplicador dessa prova.

Quais os principais desafios nas auditorias operacionais?

As auditorias operacionais são responsáveis pela identificação de falhas, antes que elas sejam atestadas pelo nível seguinte da cadeia, como por exemplo, os clientes.

O principal motivo pelo qual uma empresa audita produtos e processos é a tentativa de se identificar falhas, erros, defeitos e afins. Obviamente, os principais desafios deverão estar atrelados à confiabilidade do processo de auditoria para identificação dessas falhas.

Um dos problemas, é a pessoalidade do relatório emitido ao fim do procedimentos, pois há casos em que o “olhar” do auditor acaba interferindo muito no resultado.

Outro problema seria a dificuldade de se padronizar o processo de auditoria, visto que o auditor detém total domínio sobre ele e em função de sua vontade, poderá haver alterações no curso original do procedimento.

Ainda outro problema seria a demora na consolidação dos dados obtidos, pois além de coletar as informações, o auditor deve interpretar os resultados e gerar um relatório com um parecer, o que pode levar tempo e atrasar o processo de tomada de decisão.

O que são aplicativos de auditoria?

Os aplicativos de auditoria são programas para smartphones e tablets que possuem como objetivo de existência o auxílio e até automatização total dos processos de auditoria.

Um aplicativo poderia por exemplo, dar todo o curso a ser seguido pelo auditor e passar na tela quais as perguntas ele deveria fazer em cada fase.

Poderia também ser útil na coleta de evidências, permitindo a inserção de dados multimídia, além de automatizar a geração dos relatórios.

Como utilizar aplicativos para realizar auditorias?

A primeira coisa que se deve ter em mente para a utilização de um aplicativo deste tipo é que o processo de auditoria já deve estar bem desenhado, ou seja, as etapas pelas quais o auditor terá que passar, bem como as perguntas que ele deverá fazer a si ou aos colaboradores para coletar as evidências deverão estar carregadas no sistema.

Outro ponto a ser observado é que os resultados passarão a depender menos do auditor e este por sinal, deverá se encarregar de coletar as melhores evidências possíveis, ao invés de procurar interpretar o resultado de item por item.

O que é necessário para um bom aplicativo de auditorias?

Um aplicativo de auditorias pode vir recheado com muitas funções, mas as principais delas são:

– possibilidade de personalização, ou seja, a possibilidade de a empresa criar novos requisitos, editar os requisitos críticos, elaborar perguntas, alterar a pontuação de cada resposta, definir as evidências e etc.

– funcionalidade off-line: é bem possível que em muitos lugares onde ocorrem as auditorias haja pouco ou nenhum sinal de internet, então ter a possibilidade de trabalhar off-line é algo muito importante, desde que o aplicativo faça a sincronização automática com o servidor assim que o sinal for reestabelecido.

– geração automática de relatórios: a sincronização simultânea é uma das grandes vantagens de um app deste tipo, pois se um auditor estiver fazendo uma avaliação em Manaus, é possível que o gestor em São Paulo veja o resultado em tempo real.

Como o aplicativo pode agilizar o processo de auditoria?

O aplicativo pode agilizar o processo de auditoria de muitas maneiras. A primeira delas é transformando qualquer um com bons conhecimentos do processo interno em auditor, pois a pessoa basicamente responderá às perguntas feitas pelo sistema.

Outra vantagem é a redução no número de viagens e no tempo em processo, pois o sistema dispensará anotações, pastas e papéis, uma vez que todas as informações ficam armazenadas no app.

O resultado sai em tempo real, basta que o auditor responda à todas as perguntas e insira as evidências. Então aperta-se um botão de “gerar relatório” e imediatamente o resultado é gerado e divulgado a todos.

O processo de atualização dos requisitos a serem auditados também é radicalmente transformado, pois a gestão da empresa pode simplesmente atualizar o sistema e todos já recebem os novos requisitos e padrões, sem a necessidade de muitos comunicados e treinamentos.

As evidências são coletadas em tempo real, em foto, áudio, vídeo e textos. Tornando a informação muito mais confiável.

Qual tipo de aplicativo devo implementar?

Os aplicativos de auditoria vieram pra ficar, eles são versáteis, simples e indispensáveis para um processo ágil, confiável e barato para as organizações.

GO, Gestão Online, possui um dos melhores aplicativos para auditoria do mercado, o qual possui todas as características acima citadas e muitas outras.

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