Como melhorar a comunicação em projetos híbridos online/presencial?

Uma boa gestão da informação é peça chave para o sucesso de qualquer projeto


Com o avanço da tecnologia da informação, já não ouvimos falar de projetos totalmente presenciais e com validação manual. Hoje todos os projetos, sejam eles de um novo produto, processo, normatização, dentre outros, são controlados e validados por algum tipo de software ou no mínimo por ferramentas digitais, como um pacote office.

 

No atual cenário projetos remotos têm ganhado cada vez mais espaço, à medida em que a tecnologia avança. Muitas propostas que tratam de itens mais documentais são realizadas totalmente à distância, por consultores que podem estar em qualquer parte do mundo. Nesse sentido há também aqueles projetos classificados como híbridos, que envolvem uma mistura de consultoria online e presencial.

Contudo, com o novo contexto, surge problemas diferentes. Um deles é a falha na disseminação uniforme da comunicação, ou seja, algumas pessoas da organização podem entender a mesma mensagem de maneiras diferentes.

Para tentar auxiliar na resolução destes problemas, listamos algumas boas práticas de nossos clientes com maior êxito em projetos híbridos, ou seja, que mesclam consultoria online e presencial.

1 – Use linguagem objetiva e não se esqueça do poder multimídia

Imagine que o consultor enviou um questionário para duas empresas, ele precisa da resposta para daqui a dois dias.

O gestor da empresa 1 redige a seguinte mensagem:

“Exmos. colaboradores, fomos incumbidos de esclarecer questionamentos a respeito dos aspectos operacionais das atribuições a nós concedidas. Darei-ei um prazo de 2 dias para execução de tais indagações.”

O gestor da empresa 2, por sua vez redige a seguinte mensagem:

“Caros colegas, seguem questionário enviado pela consultoria, gentileza responder até depois de amanhã sem falta.”

Qual dos dois gestores terá menos problemas com o entendimento da equipe? Não precisamos falar que será o segundo. Contudo, simplicidade da informação ainda é um desafio, pois muitas informações carecem de detalhamento, então o ideal é ler e reler o que se está escrevendo e perguntar a si mesmo se aquilo está fácil de compreender.

Outra estratégia é usar sempre ferramentas multimídia, como imagens, exemplos, em alguns casos até áudio e vídeo podem ser utilizados.

A informação simples e objetiva será facilmente compreendida por todos, evitará dupla interpretação e por consequência, desvios de resultados.

2 – Faça validação periódica com equipe para verificar se todos estão entendendo

À medida em que o projeto híbrido avança as tarefas vão se tornando mais específicas a cada colaborador e pode ser que comecem a aparecer desvios do plano original. Saber fazer convergir todas as atividades é uma habilidade valiosa para um gestor de projetos e uma das ações criar essa convergência é a validação regular das informações.

Uma maneira simples é fazer uma pequena reunião regular (pode ser mensal, quinzenal, semanal e até diária), para que sejam repassadas as últimas informações, tarefas e dúvidas sobre o projeto híbrido e a atuação de cada um. Se todos estiverem cientes daquilo que é pertinente à si, as coisas ficam muito mais fáceis.

Caso haja um pequeno desvio em alguma parte do projeto por erro de informação e por falta de validação o desvio não for corrigido, todas as atividades subsequentes daquele colaborador serão executadas em cima do desvio, tornando o problema muito maior.

Então o interessante é que todos os entendimentos duplos sejam resolvidos rapidamente, daí a importância da validação com a equipe para saber se todo mundo entendeu a mesma coisa.

3 – Concentre a informação em um só lugar

Algo que pode comprometer completamente a gestão da informação de um projeto híbrido é a inserção de informações em lugares diferentes. Com o avanço dos dispositivos isso é cada vez mais comum, mensagens via e-mail, sistema e grupos de WhatsApp acabam muitas vezes complicando ao invés de ajudar.

Não estamos dizendo que usar várias ferramentas é ruim, mas que deve haver um local oficial aonde a informação deve ser concentrada. Assim todos os dados formais do projeto obedecerão à mesma regra e pertencerão à um mesmo histórico, de forma que todos tenham acesso e ninguém seja deixado de fora.

Algo interessante a se considerar é a adoção de uma plataforma de gestão de projetos, onde possa se estabelecer um canal de comunicação direto com os consultores e entre os integrantes do projeto, assim o histórico de mensagens trocadas se transformará em um grande banco de informações disponíveis a todos. O que será ainda melhor se as informações estiverem dispostas de uma maneira bem clara.

4 – Tenha um painel de gestão à vista do projeto acessível a todos

Nos pontos anteriores, destacamos a importância de se disponibilizar os materiais e informações para a equipe, contudo, algo igualmente importante é permitir que todos tenham uma ideia geral de como o projeto está indo, assim cada usuário pode confrontar suas informações com a situação real do projeto.

Para que todos tenham acesso ás informações gerenciais e assim possam ter um feedback em tempo real, é importante que um quadro de gestão à vista seja mantido e atualizado, assim todos terão uma ideia real do andamento do projeto e não apenas a informação desconexa.

Os sistemas de gestão de projetos híbridos  hoje já possuem telas com os quadros que são atualizados em tempo real à medida em que o projeto avança. Tal quadro é em geral, chamado de Dashboard

5 – Certifique-se de que as informações estão chegando a todos de maneira uniforme

Por fim, algo que não pode ser deixado de lado pelo gestor de um projeto é a verificação da distribuição uniforme da informação. Isso quer dizer que ele deve ter certeza de que todos estão recebendo às mesmas informações, pois só assim o projeto, que é um grande trabalho em equipe, poderá obter êxito. Não há como executar qualquer tarefa em equipe se alguns não tem todas as informações necessárias.

6 – Conclusão

Gestão da informação não é tudo, mas é quase tudo em qualquer projeto sendo ele híbrido ou não. Para a implementação ou migração de normas ISO, sistemas de gestão, e consultorias em geral, que são projetos bastante documentais, a boa gestão da informação é requisito básico, sem o qual nenhum êxito poderá ser obtido.

A plataforma GO, Gestão Online, possui módulos que garantem que as informações estão sendo disponibilizadas a todos, além de oferecer painéis de controle simples e intuitivos. Tudo para o sucesso de qualquer projeto.