Como aumentar a produtividade das empresas?

Ganhar mais gastando menos é o sonho de todo empresário, mas como alcançar esse objetivo? Confira nesse artigo a solução encontrada por dezenas de empresas a partir de softwares de gestão

 

É muito comum acontecer no mundo dos negócios organizações que estavam apresentando um crescimento relevante aumentar o número de clientes, e por essa razão desestabilizar. Em muitas situações isso acontece porque existe uma disfunção na empresa.

Os empresários entram em um paradigma: se aumentar o número de funcionários, os custos não compensam o investimento e se elevar o valor do serviço, o preço fica acima do mercado. O que fazer em situações como essas?

Problemas como estes podem ter uma série de razões, mas uma das principais causas é o problema na gestão. A maneira como a gestão é realizada pode ser a solução ou a ruina do empreendimento, portanto esse é um dos aspectos cruciais que os empresários precisam ficar de olho.

Como apontamos no exemplo acima, o problema da empresa está na dificuldade de ampliar a capacidade de atendimento aos clientes, ou seja um desafio de produtividade.

Antes de descobrir algumas soluções para melhorar a produtividade, vejamos algumas causas que levam ao declínio de produção ou na prestação de serviços.

Quais as principais causas da falta de produtividade?

Falta de planejamento

A falta de planejamento continua sendo um dos grandes vilões das empresas. Estabelecer metas, alvos e as ações que precisam ser executadas mantém a equipe ativa, organizada e preparada para cumprir os objetivos estabelecidos.

É essencial que a organização esteja preparada quanto a tempo, recursos e colaboradores necessários para o cumprimento dos objetivos e alvos por elas estabelecidos.

Quando não se planeja, a empresa trabalha sob demanda e não baseada em objetivos.

Desorganização

A dificuldade de acessar determinados arquivos, desorganização nos procedimentos e falta de clareza nas informações podem provocar morosidade, repetição de processos e erros frequentes.

Quando há clareza no que é transmitido e recebido a equipe trabalha melhor e com mais rapidez. Outro problema pode ocorrer dentro do ambiente de trabalho, é a falta de organização interna. Uma boa solução é a ferramenta conhecida como cinco sensos que visam manter e otimizar a ordem dentro da empresa. São eles:

Senso de Utilização: liberar o espaço dos itens desnecessários;

Senso de Organização: organizar tudo de forma permanente;

Senso de Limpeza: limpar e manter limpo o ambiente de trabalho;

Senso de Padronização: utilizar padrões de arrumação;

Senso de Autodisciplina: ter disciplina para manter os quatro primeiros sensos;

Falta de treinamento

A capacitação da equipe é fundamental para o crescimento de novas técnicas e resolução de dificuldades na tarefa diária. Quanto mais preparado os colaboradores, mais rápido os processos são executados. Os cursos munem os funcionários com técnicas, ferramentas e conhecimento para otimizar o trabalho.

Cuidado com os cortes de gastos na área da capacitação e do treinamento que muitas empresas estão fazendo em tempos de crise. A capacitação pode ser o achado para o crescimento do seu negócio.

Processos manuais

Quando nos atentamos a história da indústria, é nítido perceber que cada vez mais o uso da tecnologia tem aprimorado e otimizado as empresas e quem não faz uso dela acaba ficando para trás.

Quando os processos são feitos em sua grande maioria de forma manual, tende a ocorrer erros e tornar a produção lenta. É difícil reproduzir com a mesma qualidade e perfeição quando os produtos ou serviços são executados a partir de procedimentos manuais.

Soluções para aumentar a produtividade

Conquista do selo de qualidade

Uma das soluções para os problemas com a gestão é a certificação ISO 9001. Utilizada por milhares de empresas e com padrão internacional de qualidade, a norma proporciona requisitos inspirados por representantes de vários países para o sistema de gestão de qualidade.

A ISO 9001 é inclusive um dos critérios utilizados por algumas corporações durante o processo de transações comerciais para confirmar que a outra empresa mantém certo padrão de qualidade nas operações internas e externas.

A norma de qualidade é utilizada desde grandes empresas até pequenos empreendimentos e é útil para redução de custos, aumento da satisfação do cliente, melhoria contínua dos produtos e serviços, entre outros benefícios. Para ler mais sobre o assunto, clique aqui.

Software de gestão

Observar o mercado é perceber que as empresas estão se tornando cada vez mais tecnológicas; a partir do uso de plataformas e ferramentas que otimizam o funcionamento da organização e aceleram o tempo de execução das tarefas. Softwares de gestão tornam as empresas cada vez mais competitivas e a altura da concorrência.

O software de gestão permite que seu colaborador aumente a capacidade de atendimento tanto no caso das consultorias, quanto das empresas prestadoras de serviços. A GO é um exemplo de ferramenta de gestão que possibilita as empresas armazenarem conteúdo e informações importantes tanto para o contexto interno quanto para os clientes.

A partir da GO é possível automatizar alguns processos, evitando deslocamento de equipe e gastos com logística. Portanto, parte do atendimento pode ser feito pela internet, o que reduz o gasto com tempo e dinheiro. Além de facilitar a agenda do cliente e a sua.

Sendo assim, sua equipe consegue atender a mais de um cliente por vez aumentando consideravelmente a produtividade do negócio. É comum também que durante a prestação de serviço haja a repetição de dúvidas ou questionamentos a respeito do projeto. Com a GO você consegue armazenar conteúdos e procedimentos relevantes do seu serviço que pode ser consultado a plataforma a qualquer hora e local pelo seu cliente. Essa é mais uma maneira de reduzir a quantidade de tempo gasta com os serviços.

Além de automatizar, o software de Gestão Online aperfeiçoa os processos mantendo certo padrão de qualidade. Nesse sentido os colaboradores não precisam fazer cada um à sua maneira, mas seguir o padrão de qualidade estipulado pela empresa.

A GO pode ser utilizada também como uma ótima estratégia para empresas que trabalham com franquias e precisam assegurar a continuidade dos processos de maneira homogênea e com a mesma qualidade.

Contar com um software de gestão é caminhar para a modernidade, otimizar o tempo da equipe, aumentar a produtividade e ampliar as fronteiras comerciais do seu negócio. Para conhecer mais afundo outros benefícios da GO, acesse:

Como a GO pode melhorar seu negócio.