Aprenda como resolver o problema da gestão de empresas

O insucesso das empresas podem estar relacionado a uma série de fatores que vão desde a má administração até os problemas financeiros do país. Portanto o empresário que almeja se manter estável e tornar sua empresa o mais segura possível precisa se munir de estratégias que aprimoram o funcionamento do seu negócio como um todo.

É evidente que não existe uma fórmula mágica que define o sucesso das empresas, mas há caminhos que aproximam as organizações de alcançarem êxito naquilo que se propõe a fazer, evitando que percorram trajetórias instáveis e perigosas.

Um dos grandes problemas, que inclusive é a causa da ruína da maioria das empresa, é a má gestão.  As razões desse tipo de dificuldade são muitas e diversas. Para entendermos melhor os problemas de gestão, citaremos os principais erros e como eles se desenvolvem.

Principais problemas de gestão das empresas

Precisamos deixar claro que há várias dificuldades na área da gestão, todavia neste artigo citaremos apenas alguns dos erros que avaliamos como problemáticos dentro de pequenas e médias empresas.

Falta de organização

Infelizmente no Brasil uma das situações que o empresário tem que lidar para se manter legalmente correto é com uma série de papéis. Além dos documentos jurídicos, existem os papéis administrativos necessários para o funcionamento normal do empreendimento como balanços, arquivos de entrada e saída de produtos, admissão e demissão de colaboradores  e tantos outros que podem tornar a empresa ainda mais desorganizada.

A gestão é certamente comprometida quando não há organização de dados e informações dentro das empresas.Para trabalhar com fluidez é necessário facilidade de acesso a esses arquivos, tanto de armazenamento de conteúdo, quando para análise do sistema como um todo. Nesse viés, a organização é fundamental para o bom funcionamento dos processos da empresa.

Processos não automatizados

O mundo está seguindo para uma direção onde as empresas se tornam cada vez mais automatizadas e com menos trabalho manual. A ideia de uma sala cheia de arquivos está se tornando uma cena do passado. A necessidade de urgência devido a competitividade no mercado levou as empresas tornarem os processos cada vez mais automáticos a partir de softwares de gestão como é o exemplo da plataforma GO, entre outras do mercado.

Operar a partir de ferramentas de gestão, reduz a quantidade de erros humanos, aumenta a produtividade, rapidez e aprimora a exatidão das respostas.

Além de diminuir as horas dos colaboradores reduzindo gastos desnecessários. No caso das consultorias, as horas investidas no consultor certamente serão reduzidas.

Falta de alvos e planejamento

Se você não sabe para onde vai, dificilmente encontrará o lugar que deseja chegar. É fundamental trilhar alvos e metas para compreender para qual razão o empreendimento existe e qual finalidade ele deseja alcançar. Criar alvos e planejar-se para alcançá-los é um modo de motivar a equipe e inspirá-los a fazer melhor.

A ISO 9001 da Organização Internacional ISO é a norma mais utilizada no mundo para aprimorar o sistema de gestão. Um dos seus requisitos, inclusive, explicita justamente a criação de alvos e metas.

Além de melhorar o processo de gestão como um todo, ela aponta formas para os empresários saberem como criar os objetivos de negócio.

Gastos desnecessários

O importante para aumentar a lucratividade das empresas não é apenas descobrir formas de ganhar mais dinheiro, mas soluções que reduzam gastos desnecessários e eliminam agentes que minam o faturamento da empresa.

A falta de organização citada anteriormente neste artigo é um dos fatores que podem levar aos gastos desnecessários, como repetição de processos incorretos, informações relevantes que perdidas e, por isso, as soluções precisam ser recriadas.

Outra razão dos gastos desnecessários é quando o tempo dos colaboradores não é otimizado. O velho jargão de que tempo é dinheiro continua sendo uma grande verdade e muitas empresas estão perdendo dinheiro devido a lentidão dos processos.

Quando os colaboradores continuam a fazer todos os processos manualmente, sem uso de softwares, ferramentas ou mecanismos que permitam que essas ações sejam automatizadas, a organização perde tempo e produtividade.

Como resolver o problema de gestão?

Grande parte dos problemas citados acima podem ser resolvidos com plataformas de gestão. A GO é um exemplo de ferramenta utilizada por centenas de empresas de diferentes ramos de atuação. Uma das suas principais aplicações no que diz respeito a gestão é para empresas de consultorias.

Enquanto o consultor precisa de muitas horas para atender um cliente de cada vez, a ferramenta possibilita meios para que várias empresas ou pessoas sejam atendidos simultaneamente. Outro ponto positivo é que a plataforma de gestão sistematiza os processos, para que nenhuma etapa se perca ou seja feita sem seguir o padrão de qualidade estipulado pela empresa.

É um meio também de armazenamento de informações relevantes para o negócio  e para o cliente, tornando todo o contato mais simples e acessível. Outra solução das plataformas de gestão é que elas possibilitam um canal de comunicação com o cliente. A GO por exemplo, conta com chat e espaço para mensagens aproximando a empresa do cliente em um local personalizado e prático.

Mitos e resistências a respeito da plataforma de gestão

Embora o mundo moderno e competitivo das empresas apontem para a automatização dos sistemas e digitalização dos negócios, muitos empresários ainda são resistentes a plataforma de gestão.  

Vejamos algumas razões e por quais motivos elas devem ser vistas como um impedimento para o crescimento da empresa.

Dificuldade de utilização

A ideia de ter um sistema na sua empresa pode gerar a sensação de necessidade de treinamentos e adaptações da equipe para compreensão do software. Esse pensamento é errôneo porque as plataformas são criadas justamente para facilitar os procedimentos. dentro do objetivo pelo qual elas foram criadas.

Portanto, as plataformas de gestão geralmente são autoexplicativas e intuitivas. Ou seja, com o simples acesso ao software é possível compreender como ele funciona e como utilizá-lo.

Para entender melhor o conceito, daremos um exemplo de uma plataforma muito conhecida, mas que foi criada com outra finalidade: o facebook A plataforma de comunicação é utilizada por todo tipo de público leigo ou não, devido a simplicidade de uso. Mesmo quando ela proporciona um novo dispositivo, ele é aceito e utilizado em pouco tempo, sem que seja necessário um guia de uso. Assim também é grande parte das plataformas de gestão. Elas são simples e fáceis de serem utilizadas.

Custo elevado da plataforma

Outro pensamento comum é que softwares específicos são criados apenas para grandes empresas devido ao custo elevado. A GO é um exemplo de plataforma de gestão que já é usada por médias e pequenas empresas.

Muitas vezes as ferramentas são criadas justamente para negócios que não podem arcar com valores elevados dos profissionais e por isso automatizam os processos. No caso das consultorias é uma ótima solução para resolver os problemas dos custos elevados com as horas do consultor.

Existem outras razões que geram mitos e resistências a plataformas de gestão, se você deseja entender melhor o assunto, acesse o artigo “O que é uma plataforma digital” e fique por dentro do tema.